Każda spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS – przede wszystkim spółka z o.o., akcyjna i prosta spółka akcyjna, a także spółki osobowe prowadzące pełną księgowość – co roku musi przejść tę samą procedurę: sporządzić sprawozdanie finansowe, zatwierdzić je i złożyć w KRS. Za dopełnienie tych obowiązków odpowiada zarząd.
Trzy terminy, które trzeba znać
Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, kalendarz wygląda co roku tak samo:
- do 31 marca – sporządzenie sprawozdania finansowego (3 miesiące od dnia bilansowego). Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- do 30 czerwca – zatwierdzenie sprawozdania przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (6 miesięcy od dnia bilansowego, art. 231 Kodeksu spółek handlowych i art. 53 ustawy o rachunkowości). Zgromadzenie podejmuje też uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty oraz o absolutorium dla członków zarządu;
- w ciągu 15 dni od zatwierdzenia – złożenie dokumentów w KRS (art. 69 ustawy o rachunkowości), czyli najpóźniej do 15 lipca.
Jak złożyć sprawozdanie w KRS
Dokumenty składa się elektronicznie w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Złożenie jest bezpłatne, jeżeli zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeżeli takiej osoby nie ma – na przykład członkowie zarządu są cudzoziemcami bez numeru PESEL – sprawozdanie składa się przez profesjonalnego pełnomocnika lub płatnym wnioskiem KRS-Z30 (opłata 140 zł).
Do KRS trafia nie tylko samo sprawozdanie, ale również uchwała o jego zatwierdzeniu, uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku spółek, które je sporządzają – sprawozdanie z działalności i sprawozdanie z badania.
Co jeśli zgromadzenie nie zatwierdziło sprawozdania?
Brak zatwierdzenia nie zwalnia z obowiązku. Sprawozdanie trzeba złożyć w KRS w ciągu 15 dni od upływu terminu na zatwierdzenie, a po jego zatwierdzeniu – złożyć je ponownie (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania
- grzywna dla zarządu – sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentów, a po bezskutecznym terminie może nakładać grzywny, także wielokrotnie (art. 24 ustawy o KRS);
- odpowiedzialność karna – niezłożenie sprawozdania jest przestępstwem zagrożonym grzywną albo karą ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości);
- rozwiązanie spółki – brak sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe może skutkować wszczęciem z urzędu postępowania o rozwiązanie spółki bez likwidacji (art. 25a ustawy o KRS).
Jak możemy pomóc
Przejmujemy całą formalną stronę obowiązku: przygotowujemy uchwały i protokół zgromadzenia wspólników, organizujemy podpisy zarządu, składamy dokumenty w eKRS i pilnujemy terminów w kolejnych latach. Pomagamy też uporządkować zaległe sprawozdania. Zobacz usługę Sprawozdania finansowe lub umów konsultację.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.