To jeden z najczęstszych problemów właścicieli biur na wynajem i operatorów wirtualnych siedzib. Umowa z klientem wygasła albo została rozwiązana, a firma nadal figuruje w rejestrze pod Twoim adresem. Skutki odczuwasz Ty: przychodzi korespondencja urzędowa i sądowa, pojawiają się komornicy, kontrole i pytania od służb. Dobra wiadomość jest taka, że przepisy dają narzędzia, by to uporządkować – inne dla jednoosobowej działalności, inne dla spółki.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (CEIDG)
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG ustawa przewiduje procedurę uruchamianą właśnie przez osobę, która ma tytuł prawny do nieruchomości (art. 32 ustawy o CEIDG):
- wniosek właściciela – do ministra właściwego do spraw gospodarki składa go osoba, która przedstawi dowód posiadania tytułu prawnego do nieruchomości (np. odpis z księgi wieczystej, umowę najmu z właścicielem);
- wezwanie przedsiębiorcy – przedsiębiorca jest wzywany, by w ciągu 7 dni od doręczenia wykazał, że ma prawo do korzystania z adresu, albo zmienił wpis;
- wykreślenie z CEIDG – jeżeli tego nie zrobi, minister wykreśla przedsiębiorcę z ewidencji w drodze decyzji;
- ochrona Twoich danych – na wniosek osoby, która wykazała tytuł prawny, adres po wykreśleniu lub zmianie wpisu nie jest publikowany.
W praktyce kluczowe jest dobre przygotowanie wniosku: dokumenty potwierdzające Twoje prawo do lokalu oraz informacja, że współpraca z przedsiębiorcą się zakończyła.
Spółka (KRS)
W KRS nie ma odpowiednika tej procedury – właściciel lokalu nie może sam złożyć wniosku o wykreślenie adresu cudzej spółki. Za aktualność danych odpowiada zarząd, a nad tym obowiązkiem czuwa sąd rejestrowy. Dlatego działa się poprzez sąd:
- zawiadomienie sądu rejestrowego – informujesz sąd, że spółka nie ma już siedziby pod wskazanym adresem i nie posiada do niego tytułu prawnego, załączając dowody (zakończenie umowy, zwroty korespondencji);
- postępowanie przymuszające – sąd może wezwać spółkę do zgłoszenia aktualnego adresu i nakładać grzywny na zarząd (art. 24 ustawy o KRS);
- dalsze konsekwencje dla spółki – jeżeli postępowanie przymuszające okaże się bezskuteczne, sąd może z urzędu wszcząć postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania likwidacji (art. 25a ustawy o KRS).
Równolegle warto zabezpieczyć się na przyszłość: zwracać korespondencję z adnotacją, że adresat nie przebywa pod wskazanym adresem, i dokumentować każde takie zdarzenie. W niektórych sytuacjach można też rozważyć drogę cywilną przeciwko spółce, która bezprawnie posługuje się Twoim adresem.
Jak zapobiegać takim sytuacjom
- w umowie najmu lub wirtualnego biura zobowiąż klienta do zmiany adresu w rejestrze w określonym terminie po zakończeniu współpracy – i przewidź karę umowną za opóźnienie;
- zachowuj kopie dokumentów rejestrowych klienta i dane osób reprezentujących spółkę;
- po zakończeniu umowy sprawdź po kilku tygodniach, czy wpis w KRS lub CEIDG został zmieniony.
Jak możemy pomóc
Przygotowujemy i składamy wnioski do CEIDG oraz zawiadomienia do sądu rejestrowego, kompletujemy dokumenty potwierdzające Twoje prawo do lokalu i pilnujemy sprawy do skutku – niezależnie od tego, czy chodzi o spółkę, czy o jednoosobową działalność. Przygotowujemy też zapisy umowne, które chronią Cię przed takimi sytuacjami w przyszłości. Zobacz, jak wspieramy biura na wynajem i wirtualne siedziby lub umów konsultację.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.